Les entreprises souhaitant remplacer leur imprimante peuvent se poser la question de l'intérêt d'acquérir une imprimante multifonctions. Pour la plupart des sociétés, elles fournissent toutes les solutions documentaires dans un format compact et facile à utiliser. Dans cet article, nous allons voir les différents usages et avantages d'une imprimante multifonctionnelle.
Améliorer la gestion des documents
Une
imprimante multifonction, comme celles disponibles sur
materiel-informatique.fr, améliore la gestion des documents en regroupant toute l'infrastructure d'impression d'une entreprise en un seul endroit, physiquement et numériquement. Si un appareil multifonction permet d'imprimer, de numériser, de copier et de télécopier à partir d'un même appareil, la plupart des modèles disponibles sur le marché sont également dotés d'un logiciel puissant qui permet à tout outil mobile ou sans fil de faire fonctionner l'imprimante.
Avec l'augmentation du nombre d'appareils mobiles sur le lieu de travail, le processus d'impression devient une fonction souhaitable. Autrement dit, les usagers peuvent gérer aussi bien l’impression que la conception d'un fichier à partir d'une interface unique.
Une telle fonction présente des avantages pour transformer un bureau en une centrale de productivité. L’aspect polyvalent offre des bénéfices supplémentaires comme le resserrage du processus de gestion des fichiers. Faire de l'imprimante multifonctionnelle le pivot par lequel transitent tous les documents permet de maintenir la visibilité, la sécurité et la conformité. Elle facilite également la création de procédures de normalisation pour soutenir davantage l'organisation du bureau.
Faciliter la gestion du processus d'impression
Le contrôle de l'environnement d'impression devient beaucoup plus facile lorsque toutes les activités se déroulent sur un seul réseau. Comme pour la gestion des documents, le contrôle et le suivi des accès sont plus faciles lorsqu'ils sont exécutés à partir d'un seul appareil.
Le contrôle de l'environnement d'impression accroît la sécurité et réduit les coûts d'impression. Il permet de réduire les impressions non autorisées, qu'il s'agisse des 78 % d'employés qui impriment des documents personnels au travail ou d'une personne qui vole des informations confidentielles.
De même, les entreprises qui sont tenues de respecter les réglementations relatives à la protection de la vie privée, peuvent constater qu'un périphérique consolidé dans une zone sécurisée est beaucoup plus efficace que plusieurs périphériques dans des bureaux distincts.
Optimiser le budget
Le
scanner informatique multifonction prend moins de place mais consomme également moins de ressources. Grâce à cet appareil, vous pouvez réduire la facture d'électricité, car moins de machines sont en fonctionnement. De même, de nombreuses imprimantes multifonctions professionnelles sont désormais certifiées Energy Star, ce qui les rend 40 à 55 % plus efficaces que les modèles non certifiés.
Ces imprimantes réduisent aussi le coût global du papier, des cartouches d'encre et des autres consommables au cours de leur durée de vie. Cela s'explique en partie par le fait que les imprimantes multifonctions facilitent la numérisation des documents et leur transformation en d'autres formats numériques utiles. Cela est dû en partie au fait que l'amélioration du contrôle de l'environnement d'impression signifie que les entreprises ne sous-estiment plus autant leurs coûts d'impression.
Enfin, il est plus facile de maintenir une machine généralisée en état de marche que d'entretenir plusieurs appareils spécialisés. De même, la banalisation des imprimantes multifonctionnelles signifie que les pièces de rechange sont plus faciles à trouver, et donc moins chères.
Une interface unique pour différents usages
Les imprimantes multifonctionnelles sont réputées pour être faciles à utiliser, ce qui facilite l'efficacité, car les utilisateurs n'ont besoin d'apprendre qu'une seule interface. Grâce aux écrans tactiles couleur intuitifs et aux dispositifs de navigation simples, les utilisateurs peuvent maîtriser une interface simple et déverrouiller tous leurs besoins en matière d'impression, de numérisation et de copie en une seule action.
Pour le bureau moderne moyen où les documents doivent continuer à circuler, cela représente un avantage majeur par rapport à d'autres imprimantes puissantes, mais spécialisées comme celles qui permettent d'
imprimer des photos.
La mise en œuvre d'un logiciel d'intégration qui normalise l'interface entre les appareils a le même effet que les capacités plus puissantes de l'imprimante. Lorsque les employés n'ont à apprendre qu'une seule interface, ils passent moins de temps à maîtriser ces interfaces et plus de temps sur les processus qui font fonctionner l'entreprise.
Pour finir, nous savons tous à quel point il peut être frustrant de devoir composer avec un photocopieur ou une imprimante inefficace au bureau. C'est pourquoi la vitesse et la fiabilité sont plus importantes que jamais. Les imprimantes dotées de fonctions multiples peuvent produire des documents à des vitesses allant jusqu'à 100 ppm, ce qui permet de gagner du temps et de l'argent.
